Každá nezisková organizace potřebuje komunikovat se svými podporovateli a dárci jednoduše, efektivně a levně. Jedním z nejúčinnějších kanálů pro komunikaci a budování vztahů je e-mailing, díky kterému můžete dát svým příjemcům vědět o nových projektech, aktuálních možnostech darování nebo je můžete pozvat na vámi organizované události. Pojďme se společně podívat na ty nejúčinnější kampaně, které se hodí právě pro neziskový sektor.
1. Představení vaší organizace
Pokud s e-mailingem začínáte a chystáte se na první rozesílku, bude ideální se svým odběratelům nejdříve představit. Napište, kdo za vaší neziskovou organizací stojí, jak vznikla a jaký je její příběh. Dejte odběratelům vědět, jakými tématy se zabýváte, jaké jsou vaše hodnoty a vize, a seznamte je s vašimi aktuálně běžícími projekty. Nezapomeňte přidat informace o tom, co, proč a jak často jim budete posílat. Newsletter už ze začátku přizpůsobte vašim barvám a stylu, kterého se držte i v dalších rozesílkách, ať vás odběratelé ihned poznají.
Příklad představení neziskové organizace.
Tip: Pokud začínáte a nevíte, co na vaše odběratele platí, doporučujeme u prvních rozesílek využít tvz. A/B testování, které už v rámci první rozesílky relevantně reaguje na vaše publikum.
2. Výzva k darování
E-mailing je skvělým pomocníkem při žádostech o finanční prostředky. Neměla by to být ale první zpráva, kterou svým odběratelům pošlete - nechcete je přece odradit. Pokud již ví, s kým mají tu čest, je ideální využít e-mailing pro fundraising. Máte zrovna projekt, na který potřebujete vybrat peníze? Pošlete svým odběratelům e-mail, ve kterém projekt představíte a vyzvete je k darování. Podívejte se, jak napsat e-mail, který zaujme.
Základem fundraisingového e-mailu bude tlačítko vyzývající k akci, jako například “Darovat” nebo “Chci pomoci”, které jednoduše nastavíte v chytrém nástroji. Po kliknutí na tlačítko přesměrujete potenciálního dárce rovnou na stránku, kde může dar poslat. Použití tlačítek v e-mailingu zvyšuje proklikovost a s tím i vaše šance na získání finanční podpory.
Ukázka tlačítka s výzvou k darování.
3. Poděkování za dar a informace o jeho využití
Poděkování za poskytnutí daru by mělo být samozřejmostí. Abyste dali dárci pocit, že jeho dar měl opravdu smysl, nezapomeňte přidat informace o tom, na co přesně byl použit a jak přesně pomohl. Máte speciální místo, kam píšete jména všech dárců? Dejte jim to vědět, utvrdíte je v tom, že na jejich příspěvku opravdu záleží.
Zvažte vytvoření VIP seznamu dárců, kam zařadíte všechny, kteří vám někdy přispěli. O tomto zařazení je informujte, budou se cítit výjimečně a pravděpodobnost, že vám přispějí znova, se zvýší. E-maily s poděkováním za dar jsou založené hlavně na emocích – dárce ujistěte, že si jeho daru vážíte a zvolte adekvátní tón komunikace.
Příklad osobního poděkování za příspěvek s podrobnými informacemi o využití.
4. Pozvánky na akce a webináře
Organizujete setkání, debatu, besedu, pochod či jinou benefiční akci? Chystáte zajímavý webinář, online rozhovor nebo živé vysílání? Hromadné rozesílky jsou skvělým prostředkem k pozvání na vámi pořádané akce, ať už jsou offline nebo online.
V takovém e-mailu by měly zaznít přesné instrukce k pořádané akci – kdy a kde se koná, jaké je téma, jak se zúčastnit a veškeré další potřebné informace. Z předmětu e-mailu by mělo být jasné, že se jedná o pozvánku na akci. Pokud rovnou napíšete konkrétní datum a místo, zvýšíte šance na otevření e-mailu. Přečtěte si více o tom, jak psát poutavé předměty e-mailů.
Pokud máte z proběhlých akcí fotky či videa, nebo máte dostupný záznam webináře, můžete je připojit k e-mailu, ať příjemci vidí, na co se můžou těšit.
Příklad pozvánky na akci.
5. Tematické newslettery
Slaví vaše nezisková organizace každý rok například Den Země nebo jiný speciální den typický pro vaše zaměření? Je to ideální příležitost pro oslovení vašich příznivců – dejte jim vědět o probíhajícím projektu v tematickém newsletteru, ve kterém projekt představíte. Vyzvěte je, ať se k vám přidají a zapojí se do projektu. Nezapomeňte zmínit možnosti podpory a přidat viditelné tlačítko “Chci pomoci”.
Papučový den Mobilního hospice Ondrášek, který probíhá každoročně.
6. Speciální kampaně pro pravidelné přispěvatele
Pokud jste si vytvořili VIP seznam pravidelných přispěvatelů, o kterém jsme se zmiňovali ve třetím bodě, bude pro vás tento segment velice důležitý a můžete ho využít pro budování hlubších a dlouhodobějších vztahů. O tento segment byste se měli náležitě starat a to například tak, že rozesílku personalizujete a dáte příjemcům najevo, že patří mezi vaše věrné dárce a vysvětlíte, jaké výhody jim z toho plynou. Pozvěte je na pořádané akce jako první, ať mají jisté své místo, pošlete jim speciální přání k narozeninám nebo svátku (více se dozvíte v bodě devět) a nebo jedinečnou nabídku jen pro ně.
Tip: Podporovatele a dárce je vhodné rozdělit pomocí segmentace a rozesílku personalizovat, budete tak posílat relevantnější e-maily, které budou příjemce opravdu zajímat a vaše rozesílka tak bude úspěšnější. Pokud nevíte jak na to, nebo chcete poradit s konkrétním případem, obraťte se na specialisty.
AUTOMATICKÉ KAMPANĚ
Ušetřete drahocenný čas a využijte kromě klasických rozesílek také automatické kampaně, které stačí jednou nastavit a pak už pracují za vás. Posílají se příjemcům na základě dat, která o nich máte, nebo podle jejich chování v e-mailových kampaních a na vašem webu. Automatizované kampaně mají až třikrát lepší výsledky než běžné newslettery. A jaké automatizace se nejvíce hodí pro neziskovky?
7. Uvítací (welcome) automatizace
Pro všechny nové kontakty, které se dostanou do vaší databáze, nastavte uvítací e-mail ve kterém jim (primárně) poděkujete za přihlášení k odběru vašeho newsletteru a přivítáte je. Kontakty se do vaší databáze můžou dostat prostřednictvím manuálního importu, z webových formulářů nebo automaticky, pokud máte propojení přes API.
Tato automatizace funguje tak, že si v chytrém nástroji nastavíte automatické zaslání uvítacího e-mailu po určitém čase od přihlášení k odběru nebo od registrace, toto časové rozmezí si můžete stanovit libovolně. Můžete například poslat uvítání ihned po přihlášení, nebo počkat a poslat jej až další den nebo za týden. Nejlepší je ale poslat uvítání ihned po registraci, nově přihlášení odběratelé totiž budou čekat na zprávu, že jejich přihlášení bylo úspěšné.
Můžete taky vytvořit sérii uvítacích e-mailů a nastavit jejich odesílání s týdenním rozestupem. Scénář uvítací automatizace by pak vypadal třeba takto: ihned po registraci odešlete e-mail s poděkováním za přihlášení k odběru, za týden pošlete e-mail, ve kterém popíšete vaši organizaci, její vznik a kdo za ní stojí. Další týden můžete poslat informace o projektech, které aktuálně realizujete.
Příklad kreativní šablony uvítacího e-mailu.
Tip: Pro nově přihlášené kontakty nastavte ověření pomocí double opt-in. Budete tak mít jistotu, že se do seznamu nedostanou neplatné kontakty. Přečtěte si více o tom, proč je dobré double opt-in nastavit.
8. Poděkování za dar
Ve třetím bodě jsme probírali, jak zásadní je po darování kontaktům poděkovat, teď vám prozradíme, že i tyto zprávy můžete automatizovat. Nemusíte tak ručně kontrolovat, kdo vám přispěl a posílat individuální poděkování jednotlivým dárcům.
Pro spuštění této kampaně potřebuje e-mailingový nástroj získávat informace o obdržených darech a to buď pomocí manuálního importu, nebo automatickou synchronizací pomocí API. Na základě těchto informací může aplikace automaticky zasílat e-mail s poděkováním, který byste jinak posílali ručně.
9. Svátková a narozeninová automatizace
Udělejte svým odběratelům radost a k jejich svátečnímu nebo narozeninovému dni jim zašlete blahopřání pomocí automatizace, která bude na vše myslet za vás. Abyste mohli takovou automatizaci nastavit, nesmíte při přihlašování kontaktů zapomenout sbírat křestní jméno a datum narození, které budete přenášet do e-mailingového nástroje.
10. Kampaň pro výročí od posledního příspěvku
Buďte aktivní a svým dárcům po určitém časovém období, například po jednom roce, zasílejte připomenutí o tom, že již dlouho nepřispěli na dobrou věc a chybí vám. Docílíte toho nastavením jednoduché automatizace, která bude kontrolovat poslední poskytnutý dar - pro tuto automatizaci je také potřebné stejně jako u bodu 8 do aplikace zasílat informace o poskytnutých darech.
Tímto způsobem můžete taky reaktivovat spící kontakty, které již dlouho nereagovaly na vaše zprávy nebo dlouho nepřispěly. Přidejte do newsletteru hodnotný obsah, abyste jim dali důvod vaše e-maily zase číst. Může jít o praktického průvodce ve formě e-booku ke stažení, checklist, návod nebo cokoliv, co se k vaší neziskovce hodí.
Všechny uvedené kampaně zvládnete jednoduše a rychle vytvořit sami v chytrém a intuitivním nástroji. Pokud byste si s čímkoliv nevěděli rady, vždy se můžete obrátit na odborníky na support@ecomail.cz, kteří jsou k dispozici pro vaše dotazy. Tak se do toho pusťte a začněte s e-mail marketingem ještě dnes.
O Ecomailu
Tento článek jsme Vám přinesli ve spolupráci s Ecomailem. Ecomail.cz je moderní český nástroj pro inteligentní e-mail marketing, kterému budete rozumět. Nabízí chytré řešení nejen pro posílání newsletterů, ale také sofistikované propojení s e-shopy a dalšími komunikačními kanály. Díky promakanému editoru budete posílat krásné e-maily jako od profíka. To vše jednoduše a intuitivně. Navíc s českou podporou, která vždy ochotně poradí, a specialisty, kteří vám pomohou dostat váš e-mail marketing o level výš. Pro neziskové organizace nabízí Ecomail 50% slevu na své služby. Podívejte se také na záznam webináře, který jsme pro vás s Ecomailem organizovali.