Před nedávnem do našeho katalogu přibyl chytrý nástroj pro HR agendu Sloneek. Umožňuje manažerům neziskovek zbavit se modrých papírových lístečků s žádostmi o dovolenou nebo pro tento účel nešikovných excelových tabulek. Umí zpřehlednit a zjednodušit údaje o tom, kdo a kdy pracuje, kdy naopak v zaměstnání není nebo zrychluje přípravu podkladů například pro mzdy. Zajímalo nás, jak jej neziskové organizace v praxi používají, proto jsme se na to zeptali Aleše Kozáka z Institutu pro památky a kulturu. Ten je pravděpodobně jednou z prvních neziskovek v České republice, která začala používat chytrý nástroj pro HR agendu Sloneek. Nyní je Sloneek dostupný pro všechny se speciální neziskovou slevou.
Institut pro památky a kulturu letos oslaví už 15 let. „Věnujeme se osvětě, vzdělávání a propojování kontaktů v oblasti péče o historické objekty,“ přibližuje ředitel a fundraiser organizace Aleš Kozák. Neziskovka se sídlem v malebném jihočeském Písku je asi nejvíce známá díky informačnímu portálu a časopisu PROPAMÁTKY, kde je možné si přečíst novinky o údržbě památek a také najít přehled dotací, sbírek či odborníků, kteří se touto oblastí zabývají. Kromě toho pořádá ještě konferenci nebo jednorázové akce jako jsou výstavy či koncerty.
Institut zaměstnává i s externisty zhruba 14 až 15 lidí. Jeho specifikem je také to, že funguje jako sociální podnik – dává práci lidem se zdravotním znevýhodněním, kteří by jinak hůře hledali uplatnění. Tým tvoří jak vedení a administrativní pracovníci, tak několik redaktorů a redaktorek. „Máme převážně částečné úvazky, moji kolegové potřebují přizpůsobit pracovní život svojí zdravotní situaci. Náš nejmenší úvazek je 0,2, největší částečný 0,8,“ doplňuje Aleš Kozák. I kvůli množství různě dlouhých úvazků je pro organizace dobrý HR systém velmi důležitý.
Sloneek je třetí HR systém, který organizace vyzkoušela
Než začal Institut pro památky a kulturu používat Sloneeka, vyzkoušel dva různé systémy. Ani jeden jim ale úplně nevyhovoval. „Sloneek je náš třetí systém, ty předchozí buď neuměly to, co jsme potřebovali, nebo pro nás nebyly finančně dostupné,“ přibližuje Aleš Kozák. Impuls k vyzkoušení Sloneeka přišel z jeho osobního života. Zná se totiž se zakladatelem firmy Milanem Ratajem, který také pochází z Písku. Když se o Sloneekovi během jednoho společného posezení u vína dozvěděl, hned ten večer si stáhl jeho zkušební verzi. „Znám jej přes osobní příběh. Ale nejdůležitější je, že systém funguje, a funguje dobře. Kdyby nám nevyhovoval, nechtěl bych jej používat, ani kdyby jej dělal nejlepší kamarád,“ dodává. Do Sloneeka začal Institut zaznamenávat data v lednu 2018 a využívá jej doteď.
Pomocí pár kliků naplánovat práci
Na začátku používal Alešův tým timetrackingový tool, kde pracovník na začátku dne zaklikne, že přišel, a když skončí, tak se odhlásí. Postupem času zjistili, že jim mnohem lépe sedí modul plánování práce. „Nefungujeme tak, že bychom měli přesně daný čas, od kdy do kdy musíme pracovat. Spíše potřebujeme vědět, kde a kdy kdo plánuje pracovat, abychom věděli, že s ním ten den můžeme počítat. To je praktické právě s ohledem na částečné úvazky a na to, že tým funguje na různých místech ČR,“ vysvětluje Aleš Kozák. Dodává, že v organizaci, kde je většina kolegů pracuje na plný úvazek to možná tak zásadní není, ale ve chvíli, kdy někteří jeho kolegové potřebují udělat své úkoly ráno, další odpoledne a jiní například ze zdravotních důvodů musí mít uprostřed dne delší pauzu, se podobný přehledný systém opravdu hodí.
Lidé z Institutu pro památky a kulturu si v pondělí vždy sami pomocí několika kliků do systému zadají, jak plánují tento týden pracovat, stejně tak jako třeba to, že plánují dovolenou, služební cestu nebo potřebují jít k lékaři. Plán se může v případně neočekávaných událostí v průběhu týdne i měnit. Aleš a ostatní pak v jednoduchém uživatelském prostředí okamžitě vidí, kdo je ten den dostupný a kdo naopak nepracuje. „Nemusím mu volat, zjišťovat, zda je v práci nebo tam není. Když někoho nemůžu zastihnout, tak se kouknu do Sloneeka a vidím, že třeba zrovna je u doktora nebo nemá naplánovanou práci,“ říká Aleš Kozák. Podle Alešových slov si kolegové na nový systém brzy zvykli – a pokud potřebovali poradit, mohli se obrátit v českém jazyce na podporu Sloneeka.
Díky evidenci zápůjček je hned jasné, kde se nachází počítače
Institut pro památky a kulturu také využívá funkce evidence zápůjček. „To je velmi šikovná funkce. Například počítače a další elektronika se totiž nepůjčují na týdny, většinou je to na dlouhou dobu, na měsíce či na roky, a to už člověk může zapomenout na to, kde se co nachází. Díky Sloneekovi nemám tyto informace jen někde v šanonu, ale jsou dostupné odkudkoliv a můžeme je sdílet s ostatními,“ dodává Aleš.
Jako ředitel organizace oceňuje i to, že pomocí Sloneeka může jednoduše delegovat práci a nemusí tak myslet na všechno. „Člověk si v aplikaci může naklikat strukturu organizace. Z toho pak vyplývá, kdo má za koho zodpovědnost. Třeba u nás mě jako ředitele příliš nezajímá, kdy mají dovolenou redaktoři. Je to ale důležité pro šéfredaktorku, která s nimi přímo pracuje. Můžu do jejich dat nahlédnout, ale už tuto agendu neřídím,“ přibližuje.
Zajímavé je podle něj i propojení i na ostatní aplikace. Sloneeka lze například spojit s Google kalendářem, kam se propisují dovolené a další údaje, takže je uživatel vidí i v prostředí, které třeba používá častěji. Systém je poměrně komplexní a má řadu propojení na různé další nástroje, takže se snadno přizpůsobí vašim individuálním potřebám.
Nebojte se Sloneeka vyzkoušet, radí Aleš Kozák
A co by doporučil ostatním, kteří nad přechodem na podobný HR systém uvažují? „Určitě to vyzkoušet. Já sám jsem si také nejdřív stáhnul zkušební verzi a tak jsem aplikaci začal používat. Dá se začít s málem, třeba s evidencí práce a dovolených a postupně vše dál rozšiřovat.“ Alešovi na Sloneekovi kromě funkcí, které mu usnadňují práci, líbí také pohotová podpora a to, že tým vývojářů posouvá aplikaci neustále kupředu, dokonce i on sám jako uživatel jim může poslat podnět k vylepšení. A v neposlední řadě také to, že se jedná o lokální, česko-slovenskou firmu. A to nejen kvůli jazykové bariéře, která by mohla trápit některé členy jeho týmu při používání nástrojů od globálních hráčů. „Myslím, že je dobré podporovat lokální systémy, které mají ambice expandovat a prorazit i do zahraničí. Je fajn, používat něco, co vzniklo tady,“ uzavírá.
Sloneeka můžete testovat na 14 dní zdarma, potom zaplatíte za každého uživatele o 40 % méně, než je komerční cena (ta je v současnosti 3 nebo 5 euro na uživatele za měsíc).