Případová studie: Jak Sokol přeletěl do cloudu od Googlu

Byla to možná jedna z největších migrací na novou platformu, která se kdy v Česku odehrála. Česká obec sokolská, nezisková organizace s desítkami tisíc členů a stovkami jednot se v roce 2019 rozhodla kompletně přejít na Google. Před nimi stál obrovský úkol: nejen vytvořit nevídané množství účtů, ale hlavně naučit své členy, mnohdy v seniorském věku, pracovat s nejnovějšími technologiemi. Nyní Sokolové zapisují výsledky svých závodů do sdílených tabulek, používají pro komunikaci Gmail nebo společně cvičí přes Meet. Jak se jim povedlo se s tak masivním přesunem vypořádat? A co by doporučili ostatním neziskovkám, které chtějí zlepšit komunikaci nebo spolupráci v týmu?  

Českou obec Sokolskou není třeba dlouze představovat. Je to organizace s velmi dlouhou tradicí a vlastní kulturou, jeho historie začala už v roce 1862, kdy jej založili Miroslav Tyrš a Julius Fügner. Možná víte, že sokolský pozdrav zní „nazdar“ a že si sokolové a sokolky mezi sebou říkají bratře a sestro. Dnes má Sokol 42 žup, 1100 jednot po celém Česku, 5 500 cvičitelů a 160 000 členů. V centru jeho zájmu jsou stále cvičební programy pro vlastní členy i veřejnost, a kromě toho provozují vzdělávací program s názvem Ústřední škola.  

Sokol má za sebou dlouhou historii, to ale neznamená, že by se nedíval do budoucnosti. Jeho webové stránky upoutají na první pohled moderním designem, jeho YouTube kanál je plný videí s deseti až stovkami tisícovek zhlédnutí. „Chceme být vzorem nejen v pohybu, ale i v používání digitálních technologií,“ vysvětluje Martin Chlumský, člen Sokola Libeň, předsednictva České obce sokolské, komise pro digitalizaci správy a ředitel Ústřední školy.  

Spojit Sokola s velkou značkou 

To je i jeden z důvodů, proč se organizace rozhodla kompletně přejít na Google služby. Sokolové se potýkali s tím, že jejich komunikace byla roztříštěná, neměli přístup ke společným dokumentům a důležité informace se nedostávaly k těm správným adresátům. „Impuls ke změně byl pro nás vznik cloudových aplikací. Jejich filozofie totiž spočívá v tom, že dokumenty jsou uložené na jednom centrálním místě a k nim se připojují ti ostatní uživatelé,“ vysvětluje Martin Chlumský.  

A nyní bylo na Sokolech, aby si vybrali toho, kdo jim potřebné technologie dodá. Nakonec volba padla na Google. Nejvíce jim totiž vyhovovalo prostředí jeho služeb, jejich provázanost, jednoduchost a zároveň dobrá lokalizace nápovědy v českém jazyce. Roli hrálo také to, že se Sokol chtěl spojit s velkou a známou značkou.   

Důraz byl kladen na ty, kteří pracují pro ostatní 

A jak probíhala samotná migrace na služby od Googlu? Nejdřív je potřeba říct, že nový Google účet nedostali všichni Sokolové. Důraz byl kladen na ty, kteří mají nějakou funkci a organizují aktivity pro ostatní. I tak se ale jednalo o 20 až 30 000 účtů. „Úplný začátek naší cesty na Google se datuje až do roku 2013,“ vypráví Martin Chlumský, „tehdy začalo asi pět nebo šest lidí v rámci centrály technologie zkoušet a testovat.“  Rozhodnutí převést na Google i ostatní bylo učiněno v roce 2019. Tehdy se Sokolové sešli s lidmi z českého Googlu a společně vytvořili plán migrace, který rozdělili do tří fází.  

Nejde o to jenom mít Google účet, musíte s ním také umět zacházet 

Ze všeho nejdříve se na Google přeneslo ústředí organizace čili cca 60 až 70 lidí, kteří měli do té doby své uživatelské profily v nástroji Lotus Notes. Už v této fázi si digitální tým Sokolů uvědomoval, že přemigrovat účet je jedna věc. Tou další je, zda dotyčný uživatel umí s novými nástroji zacházet. Proto zavedli systém mikroškolení, která byla otevřená a konala se vždy jednou za 14 dní. Kdokoliv ze zaměstnanců mohl na tato školení přijít a naučit se používat funkce, které jej zajímaly.  

Dalším krokem bylo rozšíření Google účtů mimo ústředí, konkrétně do žup, kterých je po České republice 42. Také zde bylo důležité naučit všechny s novými technologiemi zacházet. Protože věk Sokolů, kterých se migrace týkala, sahal od dvaceti až do osmdesáti let, rozhodla se organizace spolu s Googlem zorganizovat řadu školení, na kterých osobně uživatelům Google představovali. Uvědomili si totiž že k dobrému zvládnutí technologií nestačí jeden webinář, ale je potřeba vše názorně ukázat a vysvětlit. Roadshow měla 14 zastávek po celém Česku a lidé se v rámci ní učili třeba jak funguje cloud, k čemu slouží disk nebo jak mohou použít tabulky Google. „Hodně nám pomohlo, že jsme udělali startovací stránku, kde byly výukové videa a návody,“ říká Martin Chlumský.  

Třetí fázi, při které na Google přecházelo 1100 sokolských jednot, přerušila pandemie. V tento moment je přemigrováno asi 900 jednot. 

Migraci zrealizovali rychleji, než čekali 

Řada věcí Sokoly na celém procesu překvapila. „Mě osobně nejvíc zaskočilo, že po technické stránce jsme migraci byli schopní realizovat mnohem rychleji, než byly původní odhady. Mysleli jsme, že nám zabere tři měsíce, ale nakonec to byl pouze týden,“ zamýšlí se Martin Chlumský, „nejnáročnější bylo ale motivovat lidi, k tomu, aby měnili svoje zajeté způsoby práce.“ 

Tabulky s výsledky závodů i hromadné sestavy přes Meet 

Snaha digitálního týmu se ale vyplatila a dnes Sokol používá služby od Googlu k řadě činností. Čerpá z výhod sdílených dokumentů – například při vyhotovování zápisů ze schůzí, velice praktické jsou pro něj online formuláře, pomocí kterých se členové přihlašují na akce. Osvědčily se jim také sdílené tabulky: po závodu se do nich v cíli dají zapsat časy soutěžících a ty poté okamžitě poslat závodníkům nebo jejich rodičům.  

Nezastupitelný je v současné pandemické době pro Sokoly nástroj na videokonference Meet. Používají jej nejen na online meetingy nebo na webináře v rámci své Ústřední školy, ale dokonce pomocí něj předcvičují. Videokonferenční nástroj od Googlu jim umožňuje si společně na dálku natrénovat choreografii pro tradiční sokolské hromadné cvičení. Až se zase po uvolnění nouzových opatření sejdou, budou si moct společně vyzkoušet to, co se každý naučil doma sám online.  

Kromě toho se jim podařilo rozjet úspěšný YouTube videoseriál Cvičím se Sokolem, který divákům nejrůznějších věkových kategorií ukazuje, jak se mohou doma protáhnout. Jedno z jejich videí zaznamenalo téměř milion zhlédnutí za tři dny.  

Do budoucna bude klíčové vzdělávání i zabezpečení 

Digitální cesta Sokola ale zdaleka nekončí. I nadále se chce věnovat zvyšování kompetencí svých členů, jeho cílem je, aby s technologiemi uměli pracovat a vytvořili si k nim vztah. Nadále řeší způsob organizace a uložení dokumentů a přístupy k nim. A třetím velkým tématem je zabezpečení. „Chceme postupně edukovat sokolskou veřejnost v oblasti kyberbezpečnosti, aby věděli, jak zajistit svůj účet nebo jak si chránit svá data,“ popisuje další kroky Martin Chlumský.  

Sokolové jsou otevření i technologiím od jiných společností, například potenciál vidí v grafickém nástroji Canva. Do budoucna se také budou věnovat systému pro elektronickou evidenci členů.   

Udělejte si analýzu nástrojů a nebojte se obrátit na dobrovolníky 

Z výzkumu, který v lednu 2021 realizoval TechSoup, vyplývá, že více než jedna třetina českých neziskovek nepoužívá žádné cloudové úložiště ani vlastní server. Dokumenty si tak jejich zaměstnanci mezi sebou předávají například e-mailem nebo pomocí nejrůznějších flashdisků. K výhodám cloudu přitom patří bezpečí, snadný přístup k informacím odkudkoliv nebo jednoduché sdílení potřebných podkladů. Co by Sokolové poradil těm, kteří nad podobnou migrací uvažují?  

„Určitě bych jakékoliv organizaci doporučil si udělat opravdu zevrubnou analýzu všech možných nástrojů a porovnat je. Důležité je poznat konkrétní systém, o který se zajímáte, a vyzkoušet si ho,“ vypráví Martin Chlumský. Radí také nebát se už v začátcích obrátit na experty a společně s nimi přechod naplánovat (přes TechSoup se můžete spojit například s odborníky z české Google Users Group). Pomáhá podle něj i zapsat si, jak fungují procesy v organizaci: kdo zodpovídá za dokumenty, kdo co kam posílá nebo jak se žádá o vytvoření účtu. Tyto informace potom usnadní implementaci nového systému.  

„Nakonec ale stejně přijdete na to, že vše je o lidech – o tom, jak s nimi pracujete a jak jsou ochotní přijímat nové věci. To, co technologie dnes dokážou, jsou pro mě kouzla a byla by škoda jich nevyužít, pokud tuto možnost máme,“ uzavírá s úsměvem Martin Chlumský.