Případová studie: Slack jako nezbytný nástroj komunikace nejen pro období pandemie

Dobrá komunikace v týmu je nesmírně důležitá. Pomáhá nejen posouvat společné úkoly a projekty, ale dovede i pozitivně ovlivňovat život v rámci organizace a pracovní atmosféru. A ještě většího významu nabývá během pandemie a při home office, kdy spolu spolupracovníci nemohou jednoduše mluvit při osobních setkáních v kancelářích nebo na poradách. V rámci naší nejnovější případové studie bychom vám proto rádi představili komunikační nástroj Slack, který, u nás, ve Sdružení VIA používáme už několik let.  

Slack je uzavřená komunikační platforma, kterou využívají jak velké firmy s několika tisíci zaměstnanci, tak malé organizace s několika členy. Populární je ale i např. při koordinaci dobrovolníků v rámci nejrůznějších projektů a akcí mimo vaši neziskovku. Můžete jej používat ve webovém prohlížeči či desktopové a mobilní aplikaci, a kromě posílání zpráv lze přes něj dělat videohovory, posílat si a ukládat soubory a zároveň umožňuje propojení s jinými službami a aplikacemi. A jak Slack funguje v praxi? Pojďme se podívat na to, jaké zkušenosti s ním máme v rámci našeho týmu.  

Velké projekty vyžadují dobrou komunikaci 

Abychom pochopili, jak vše funguje, pojďme si nejdříve říct něco málo o naší organizaci, kde Slack denně používáme již 4 roky. Sdružení VIA, které se stará o TechSoup a několik dalších programů, je na počet zapojených lidí poměrně malé. V současnosti u nás pracuje 5 stálých zaměstnanců a několik externistů. Naše projekty jsou ale poměrně rozsáhlé, proto je společná domluva mezi jednotlivými členy týmu velmi důležitá. To ještě prohlubuje fakt, že jsme se jako tým od první vlny pandemie rozhodli přejít na kombinovanou režim mezi home office a kanceláří. Každý člen týmu tedy pracuje z místa, které mu nejvíce vyhovuje, a v kancelářích se s ostatními potká jen velmi zřídka.  

S interní elektronickou komunikací nepomáhá Sdružení VIA pouze Slack, ale i jiné nástroje: například pro pravidelné porady a schůzky se používá Zoom a část komunikace, spojená s konkrétními úkoly, probíhá v nástroji pro projekt managment Asana. Ale o aplikaci Slack se dá říct, že tvoří jádro komunikace Sdružení: ranním pozdravem a večerním rozloučením zaměstnanci svůj den začínají i končí, v průběhu pracovní doby přes něj spolu komunikují a řeší vše potřebné.  

E-mailové peklo 

Před pořízením Slacku probíhala elektronická interní komunikace hlavně přes e-maily. To však bylo poměrně nekomfortní. I krátké odpovědi typu „beru na vědomí“ totiž vyžadovaly celý e-mail a komunikace byla kvůli tomu pomalá a asynchronní. Na jednoduchou odpověď bylo často nutné dlouho čekat, konverzace se táhly přes spoustu e-mailů, lidé vypadávali z kopií a zprávy se tříštily na nedosledovatelné větve. „Měli jsme silnou potřebu oddělit interní komunikaci ven z mailu do něčeho jiného tak, aby mail zůstal hlavně pro oficiální komunikaci navenek a směrem dovnitř jsme měli něco lehčího, jednoduššího a rychlejšího,“ vypráví ředitelka Sdružení VIA Radka Bystřická.  

Komunikační kanály pro důležitá sdělení i vtípky 

Volba padla na aplikaci Slack. Jeho základním stavebním kamenem jsou kanály, pomocí kterých lze rozčlenit proud konverzace na jednotlivá témata. Jak kanály nastavíte, je na vás. Můžete je strukturovat například podle jednotlivých témat (například #HR, #marketing apod.) nebo podle svých projektů. „Ze začátku jsme trochu bojovali s tím, jak chápat kanály a jak je rozdělit, ale poměrně rychle jsme si na Slack všichni zvykli. Slack je poměrně intuitivní a člověk tomu rychle přijde na kloub,“ vzpomíná Radka Bystřická. V rámci Sdružení VIA jsou kanály strukturované podle jednotlivých projektů (například #meetandcode nebo #umsemumtam), velký projekt TechSoup je pak rozdělen do několika kanálů (například #ts-operativni nebo #ts_podpora). „Vzhledem k tomu, že pracuji na třech různých programech, vítám možnost, že máme pro každý program svoji skupinu, kde si přehledně můžu najít úkoly, které se mě týkají. A současně můžu rychle a velmi jednoduše zadat dotaz do týmu, když naopak potřebuji s něčím pomoct,“ říká administrátorka programu TechSoup a koordinátorka Meet and Code Andrea Papoušková.  

V různých kanálech spolu komunikují různí lidé, podle toho, kdo na jakém projektu zrovna pracuje. Zároveň má Sdružení VIA také hlavní všeobecný kanál #coreteam, ve kterém je mimo jiné prostor pro důležitá oznámení, která se týkají všech. A samozřejmě nesmíme opomenout kanál #random, kde je místo pro vše, co se do běžné pracovní agendy nevejde: například hudbu, tipy na filmy, vtípky nebo fotky z dovolených. Kromě skupin, které jsou vytvořené v kanálech, lze snadno vytvořit novou konverzaci s více účastníky nebo si psát pouze ve dvojici. „Prostředí Slacku je uživatelsky velmi přívětivé a přehledné, takže i kníže chaosu jako já má v konverzacích pořádek a jasno,“ popisuje práci s touto komunikační platformou technologický odborník Sdružení VIA Silvestr Vandrovec Špaček. 

Na home office je Slack k nezaplacení 

S nástupem pandemie a přechodem na home office se Slack stal skutečně klíčovým nástrojem. „Díky tomu, že jsme Slack měli již zavedený a byli zvyklí s ním pracovat, byl přesun většiny naší komunikace do online prostoru překvapivě velmi hladký,“ říká Radka Bystřická. Zároveň bylo v této nové situaci klíčové zavést si pravidla pro komunikaci. K běžným funkcím Slacku se tedy přidaly pravidelné rituály, které umožňovaly zprostředkovat běžný kontakt s kolegy a kolegyněmi. Stejně jako v kanceláři se ve virtuálním prostředí kolegové ráno pozdraví a tak si dají vědět, že jsou již online a dostupní, v průběhu dne se informují například o tom, že mají offline schůzku, potřebují jít k doktorovi nebo si zrovna dávají pauzu na oběd, den ukončují opět tím, že dají vědět, že odcházejí. Oproti e-mailům je Slack velmi flexibilní a rychlý právě v jednoduchých odpovědích typu „beru na vědomí“ – pod zprávu, na kterou reagujeme stačí jednoduše přidat emotikon.  

Slack toho umí ještě více: třeba videohovory a integrace 

Kromě toho Slack nabízí i možnost videohovorů. Ty sice nejsou tak kvalitní jako v případě Zoomu či jiných komunikačních technologií, ale pro bleskové porady nad konkrétními problémy bohatě stačí.  

A v neposlední řadě dovede Slack celou řadu zajímavých integrací s jinými službami. „Jako administrátor velice kladně hodnotím široké možnosti integrace Slacku s řadou externích služeb, jako například kalendář z Outlooku, Google Drive nebo Asana. Díky tomu pro mě okno Slacku představuje virtualizovanou kancelář, kde práce začíná i končí,“ popisuje Silvestr Vandrovec Špaček. Úplně konkrétně si můžeme integrace představit na příkladu propojení Slacku s kalendářem od Outlooku. Díky ní se nadcházející události propíšou do speciálního kanálu ve Slacku. Před začátkem akce dojde zúčastněným upozornění a online události také obsahují link pro připojení, takže se na ni všichni lidé ze Sdružení VIA dostanou bez toho, aniž by se museli překlikávat na jiné místo mimo Slack.  

Shrnutí: Doporučili bychom Slack? Určitě ano 

Doporučili by lidé ze Sdružení VIA Slack ostatním neziskovkám? Rozhodně ano. I díky němu jsme jako tým mohli přejít na volnější režim kombinace home office a kanceláře, který umožňuje zaměstnancům lepší work-life balance a díky kterému jsou celkově spokojenější a výkonnější. Při nabírání nových členů týmu se také Sdružení nemusí omezovat pouze na Prahu, ale může přijímat talenty z celé ČR.  „Vzhledem k tomu, že již přes rok pracujeme převážně z domu, vnímám Slack jako ideální platformu pro komunikaci v týmu, kterou můžeme využít nejen pro práci, ale i například pro sdílení zábavných drobností i tipů pro práci, což pomáhá také utužovat náš tým,“ shrnuje Andrea Papoušková.