Služba DocuSign umožňuje snadné podepisování dokumentů bez jejich zbytečného tisknutí a scanování. Je certifikovanou službou podle evropského nařízení eIDAS, které platí v celé EU od 1. července 2016. Platnost dokumentu podepsaného elektronicky má tedy stejnou úroveň jako podpis dokumentu v papírové formě.
Pokud vlastníte nebo získáte kvalifikovanou elektronickou pečeť (QES), můžete si certifikát nahrát do svého účtu DocuSign a používat QES jeho prostřednictvím. Takto podepsané dokumenty mají platnost na úrovni úředně ověřeného podpisu. Detailnější právní rozbor 3 úrovní elektronických podpisů podle českého práva najdete např. v tomto článku: https://www.epravo.cz/top/clanky/k-nove-pravni-uprave-elektronickeho-podpisu-106077.html.
Elektronické podepisování pomocí služby DocuSign sestává ze dvou kroků:
Nahrání a odeslání dokumentu signatářům
Elektronický podpis dokumentu
Nahrání a odeslání dokumentu signatářům
1. Přihlášení
Přihlaste se ke svému účtu ve službě DocuSign pomocí tlačítka Sign In (vpravo nahoře na stránce docusign.com). K tomu je třeba být zákazníkem DocuSignu, což vám umožňuje náš Dárcovský program DocuSign a Slevový program DocuSign.
2. Nahrání
Dokument k podpisu nahrajete pomocí tlačítka „UPLOAD“ nebo přetažením a upuštěním do pole uprostřed obrazovky.
Můžete použít dokument například rovnou ve formátu Word - po podpisu prostřednictvím služby DocuSign jej příjemci nebudou moci upravovat, aniž by tím zrušili platnost elektronického podpisu.
Pokud budete dokument podepisovat pouze vy, zatrhněte políčko „I’m the only signer“.
Pokračujte kliknutím na tlačítko „NEXT“.
V horní liště uvidíte postup nastavení dokumentu:
3. Nastavení signatářů
Zadejte příjemce, kteří mají dokument podepsat. U každé osoby vyplňte jméno („Name“) a e-mailovou adresu („Email“). Další příjemce přidáte pomocí tlačítka „Add recipient“.
Pokud necháte zatržené pole „Set signing order“, budou signatáři vyzýváni k podpisu dokumentu v tomto předem daném pořadí. Pokud pole zatržené nebude, dostanou výzvu k podpisu všichni současně.
Další volby jsou k dispozici vpravo. Na první roletě nastavíte, zda daný adresát musí dokument podepsat (výchozí volba „Needs to sign“), nebo zda má pouze dostat jeho kopii („Receives a copy“).
Tlačítkem zcela vpravo můžete volbou „Add access authentication“ nastavit dodatečné ověření identity podepisující osoby prostřednictvím přístupového kódu, SMS, telefonátu nebo odpovědi na otázku. Také zde můžete pole pro nastavení další osoby odebrat („Delete“).
Pokud máte nastaveny všechny adresáty, přejděte dále kliknutím na žluté tlačítko „Next“ vpravo dole.
4. Rozmístění podpisových polí
V levém sloupci jsou k dispozici interaktivní pole pro vlastní podpis a dále pro datum, jméno signatáře, společnost, poznámky aj.
V poli vlevo nahoře můžete přepínat mezi seznamy polí pro jednotlivé signatáře, které jste si nastavili v předchozím kroku.
Jednotliví signatáři a jim přiřazená interaktivní pole se rozlišují pomocí barev.
Uprostřed obrazovky uvidíte náhled dokumentu, do kterého přetáhnete požadovaná interaktivní pole ze seznamu vlevo.
5. Nastavení polí
Pravý sloupec slouží k práci s poli – především zde můžete přepínat, ke které osobě se dané pole vztahuje. Také zde lze nastavit formátování textu a další volby.
Až nastavíte všechna požadovaná interaktivní pole, přejděte dále kliknutím na tlačítko „Next“ vpravo dole.
6. Průvodní dopis
Na závěrečné obrazovce nastavte parametry zasílaných e-mailů s výzvou k podpisu dokumentu.
Můžete upravit předmět e-mailu („Email Subject“) a text průvodní zprávy („Email Message“). Dále můžete nastavit, zda a s jakou periodicitou mají signatáři dostávat opakované výzvy k podpisu („Send automatic reminders“). V příkladu na obrázku se budou upozornění zasílat každé 2 dny.
Pomocí volby „Add Private Messages“ můžete nastavit personalizované zprávy jednotlivým signatářům.
7. Lhůta pro podpis
Vpravo ve sloupci Options máte k dispozici nastavení, do kdy lze dokument podepisovat („Expiration“), zda mohou signatáři delegovat svůj podpis na jinou osobu („Allow recipients to change signing responsibility“) a zda lze přidávat komentáře („Enable comments“).
8. Odeslání
Po kliknutí na tlačítko „Send“ budou rozeslány výzvy k podpisu - buď všem signatářům naráz, nebo prvnímu z nich, podle volby „Set signing order“ v kroku 3.
Až dokument podepíší všichni povinní signatáři, dostanou všichni e-mail s podepsaným dokumentem v příloze. Dokument zároveň zůstane k dispozici na serveru služby DocuSign, dokud jej jako jeho vlastník nesmažete.
Elektronický podpis dokumentu
Podepsání dokumentu nevyžaduje registraci ani žádné zvláštní hardwarové vybavení.
Uživatelské rozhraní je lokalizováno do češtiny.
1. Obdržíte e-mail
Signatáři nejprve obdrží ze služby DocuSign e-mail:
Po kliknutí na tlačítko Review document se v internetovém prohlížeči otevře stránka s dokumentem k podpisu.
2. Otevřete dokument v prohlížeči
Bude třeba potvrdit souhlas s užitím elektronických podpisů a záznamů a pak pokračovat kliknutím na tlačítko „POKRAČOVAT“.
3. Klikněte na SPUSTIT
Kliknutím na záložku „SPUSTIT“ přejdete rovnou na interaktivní pole pro podpis.
4. Vyplňte interaktivní pole
V uvedeném příkladu byla autorem dokumentu použita pole Text (pro vyplnění místa), Datum (vyplní se automaticky) a Podpis.
5. Digitální podpis
Služba DocuSign vygeneruje vzor podpisu na základě Vašeho jména.
Přepnutím na kartu „NAPSAT“ můžete vložit svůj podpis pomocí myši, touchpadu, dotykového displeje či tabletu.
Pokud je podpis v pořádku, potvrďte jeho platnost kliknutím na „PŘIJMOUT A PODEPSAT“.
6. Dokončit
Podepisování dokončíte kliknutím na „DOKONČIT“. Vedle něj se nachází roleta „DALŠÍ AKCE“, která nabízí rozličné další volby:
Pokud bylo autorem dokumentu nastaveno pevně dané pořadí, bude dokument následně zaslán dalšímu signatáři.
Po podpisu všemi signatáři dostane každý z nich e-mailem vyrozumění s kopií elektronicky podepsaného dokumentu v PDF a odkazem na jeho kopii v cloudu služby DocuSign.
Při odesílání si můžete zdarma založit ve službě DocuSign účet, ve kterém se uloží vzor Vašeho podpisu.
Gratulujeme, právě jste ušetřili papír, toner, poštovné i svůj čas!