Cloudové služby pro neziskovky: zdarma, nebo za předplatné?

Microsoft nabízí neziskovým organizacím širokou škálu produktů a služeb, které je možné různě kombinovat, aby vaše nezisková organizace získala užitečné nástroje s co nejnižšími náklady.

Cloud, nebo desktop?

Díky rozšíření kvalitního internetového připojení se výrazným trendem posledních let stal přerod softwaru z produktů na služby. Místo jednorázové koupě aplikace na DVD v krabici jako dřív je dnes běžné získat software na základě předplatného.

Jaké má tento model výhody?

- Větší bezpečnost dat „v cloudu“ (tedy v profesionálně spravovaných datacentrech) – ztráta nebo závada zařízení už neznamená ztrátu dat

- Spolehlivější a rychlejší aktualizace aplikací, což posiluje bezpečnost a přináší nové funkce

- Větší flexibilita – předplatná často umožňují nainstalovat si tentýž program na několik zařízení, a plně tak využít potenciál ukládání dat v cloudu

- Průběžné placení – nemusíte do softwaru investovat jednorázově velkou částku, náklady se rozloží v čase

Najdeme ale i nevýhody:

- Pokud necháváte data pouze v cloudu, je nutné internetové připojení. (Data lze ale také synchronizovat na své zařízení – buď všechna, nebo selektivně jen důležité soubory, čímž šetříte místo na disku)

- Průběžné placení – náklady jsou sice rozložené v čase, ale v souhrnu mohou být vyšší než jednorázová cena za on-premise řešení (výhodnost záleží na tom, jak často obnovujete desktopový software)

Office 2019, nebo Office 365?

Nabídka produktů Office pro neziskové organizace prostřednictvím TechSoup má tyto varianty:

Placené verze Office 365, které zahrnují desktopové aplikace Office, jsou poskytovány pro uživatele, přičemž si každý uživatel může desktopový Office nainstalovat zároveň na až 5 počítačů, až 5 tabletů a až 5 smartphonů. Licence na Office 2019 (Standard i Professional) se vztahují jen na 1 zařízení.

Oblíbená varianta je získat zdarma cloudové služby (Office 365 Business Essentials nebo E1) a propojit je s desktopovým Office 2019. Výhodou tohoto řešení je minimální cena. Nevýhodou pak chybějící bezpečnostní funkce, omezená velikost mailové schránky a postupné zastarávání desktopového softwaru, který už dostává jen bezpečnostní záplaty, ale nikoli nové funkce tak jako Office 365 ProPlus, který je součástí placených edic Office 365.

Cloudové služby pro neziskové organizace zdarma

Služby, které používají pouze cloudové technologie, tedy Office 365 Business Essentials a Office 365 E1, jsou neziskovým organizacím k dispozici zcela zdarma.

Od září 2019 také Microsoft zdarma nabízí až 10 licencí na službu Microsoft 365 Nonprofit Business, tedy soubor Office 365 Business Premium, Windows 10 Pro (jako upgrade z Windows 7 nebo novějších) a bezpečnostní služby Enterprise Mobility + Security. Více o Microsoft 365 najdete zde.

Grafika: Aaron Dinnage, Microsoft

Office 365: Business, nebo Enterprise?

Obecně vzato jsou Business edice určeny pro menší organizace do 300 uživatelů a edice Enterprise pro organizace větší. Enterprise edice také mají pokročilé nástroje pro zabezpečení dat, takže pokud pracujete s citlivými údaji, zvolte Enterprise.

Bližší porovnání služeb zahrnutých v různých verzích Office 365 najdete v této tabulce převzaté z microsoft.com: