04.02.2013

Microsoft Office: Co by měla znát vaše organizace

office.png
Autor: 
TechSoup
Napsáno: 
February 4, 2013

Nejnovější verze Microsoft Office je všeobecně lepší než předchozí verze, obsahuje nové funkce a nové svěží uživatelské prostředí. Kancelářský balíček je také optimalizovaný pro zařízení s dotykovou obrazovkou, jako jsou tablety a “all-in-one” PC s dotykovými monitory. Oprávněné neziskové organizace, charity a veřejné knihovny mohou nyní žádat softwarové dary Office prostřednictvím TechSoup Česká republika (pro více informací, jak dary od Microsoft přes TechSoup fungují, navštivte stránku dárcovského programu Microsoftu).

V rámci balíčku Office je k dispozici mnoho nových funkcí. A protože by bylo obtížné je všechny vyjmenovat, zaměříme se právě na ty, které jsou nejužitečnější pro neziskové organizace, charity a veřejné knihovny. Z toho důvodu také dále plánujeme vydat dodatečné články zacílené na jednotlivé programy ze sady Office.

Práce s Windows 8 a službou SkyDrive

Design nejnovější verze Office je přehledný a optimalizovaný pro dotykové displeje a jako takový doplňuje Windows 8. Stejně jako obrazovka Start u Windows 8 má Office minimalistický vzhled s tučným textem a několika tlačítky a ikonami. Změnou designu došlo ke zjednodušení a vylepšení vzhledu, který nyní lépe podporuje soustředěnost uživatele s ohledem na zvýšení pracovní produktivity při plnění úkolů.

Office je také kompatibilní se všemi verzemi Windows 7, ale nebude již fungovat na počítačích s Windows Vista nebo XP. Organizace, které používají tyto starší systémy, by měly zvážit upgrade na novější Windows s ohledem na užívání nejnovějšího softwaru. Pro více informací o Windows 8 navštivte stránku Měli byste provést ugrade na Windows 8? (v anglickém jazyce Should You Upgrade to Windows 8?)

Cloudová služba online úložiště společnosti Microsoft - SkyDrive - je integrovaná do celého balíku Office. V momentě instalace budete vyzváni k zadání informace o vašem účtu Microsoft, který je propojen s vaším účtem SkyDrive. Bude vám tak umožněno nahrávat soubory na váš SkyDrive účet přímo z programů Office. SkyDrive tak bude nastaven jako výchozí umístění pro ukládání nových souborů, ale stejně tak jednoduše můžete toto umístění změnit na jakékoli jiné, vámi preferované: umístěné lokálně, na externím disku nebo na síťovém disku.

Titulek: V momentě aktivace Office budete vyzváni k propojení s vaším účtem Microsoft

Práce na několika zařízeních zároveň je o mnoho jednodušší s Office a SkyDrive. Po uložení na SkyDrive lze přistupovat k dokumentům, tabulkám, prezentacím a ostatním souborům Office z různých PC, vašeho telefonu s OS Windows nebo tabletu. Word, Excel a PowerPoint soubor se bude také ukládat přesně v místě, kde jste na něm naposledy pracovali. Například, pokud pracujete v konkrétní buňce tabulky a potřebujete ukončit program Excel z důvodu práce na dalším projektu, program uloží vaše poslední umístění v této tabulce. Takto označené místo potom bude synchronizováno napříč vašimi zařízeními. Nezáleží tedy, zda se k souboru vrátíte na vašem PC, telefonu s Windows nebo tabletu. Aplikace SkyDrive je dostupná i pro zařízení s iOS a Android, takže je možné pracovat se soubory na různých platformách.

Word

Co do vzhledu, není nová verze Microsoft Word až tak rozdílná od starších verzí. Text a ikony jsou o trochu větší a mají větší rozestupy, což napomáhá k snadněji čitelnému a celkově modernějšímu vzhledu. V případě posouvání dokumentem a psaní působí Word zároveň rychleji a plynuleji.

Při spuštění Wordu vás přivítá nová úvodní stránka, na které uvidíte vaše nejaktuálnější dokumenty, různé vzory a také možnost otevřít čistou stránku, nový dokument. Pás záložek uvedený již v předchozí verzi Office je stále k dispozici, ale je možné ho minimalizovat pro ušetření pracovního místa. Na ploše je nová záložka, Design, která zahrnuje formátovací a další nástroje pozadí spolu s novými tématy a vzory.

Word je o mnoho flexibilnější v případě vkládání různých mediálních zdrojů do dokumentů. Například je nyní možné vložit videa přímo do dokumentů Word a přehrávat je. Fotografie z Facebooku a Flickeru vaší organizace lze jednoduše vložit do dokumentů, aniž by bylo nutné program opouštět. Nový průvodce zarovnáním (nástroje, které na vás vyskočí v případě mediálního obsahu) vám usnadní rychle umístit vaše obrázky či videa vůči textu.

Titulek: Průvodce zarovnáním vám ve Wordu pomůže snadněji formátovat obrázky.

Jednou z nejužitečnějších nových funkcí Office je možnost upravovat soubory PDF přímo ve Wordu. V předchozích verzích bylo možné uložit dokument Word jako soubor PDF, ale už nebylo možné upravovat PDF bez předchozí konverze. Nyní je možné jednoduše otevřít soubor PDF ve Wordu a rovnou začít s úpravami bez jakýchkoli ztrát struktury či formátování souboru.

Word má také několik vlastností, které vám mohou pomoci snadněji koordinovat průběh práce vašich zaměstnanců. Pokud například potřebujete pracovat na dokumentu ve spolupráci s určitou skupinou lidí, je možné soubor uložit na SkyDrive nebo SharePoint a potom všem rozeslat odkaz na ten samý soubor spolu s dílčím oprávněním prohlížení nebo úprav.

Excel

Stejně jako Word, nová verze Excelu prošla lehkými, minimalistickými úpravami. Nyní je k dispozici množství nových a praktických nástrojů, které vychází vstříc nejen excelovským nováčkům, ale stejně tak pokročilým uživatelům. Doporučené grafy vám mohou pomoci zorientovat se v mnoha možnostech využití grafů, které Excel nabízí. Pokud označíte data a kliknete na Vložit > Doporučené Grafy, Excel vyvolá různé možnosti využití grafů, které by mohly nejlépe odpovídat vašemu projektu, jako je výsečový, spojnicový a sloupcový graf.

Titulek: funkce doporučeného grafu vám pomůže vybrat ten nejvhodnější formát pro vaše data.

Fast Fill (rychlé vyplnění) je nová užitečná funkce, která vám pomůže přeformátovat a přemístit vaše data. Excel se naučí a zapamatuje si způsob, jakým vkládáte data a automaticky dokončí zbývající data bez potřeby jakýchkoli vzorců či makra. Například, pokud budete vkládat telefonní čísla dobrovolníků a poté je postupně dále formátovat, funkce rychlého vyplnění toto rozezná a naformátuje zbývající data.

Dalším užitečným nástrojem pro nováčky i pokročilé uživatele Excelu je funkce doporučených kontingenčních tabulek. V okamžiku výběru skupiny buněk uvidíte náhled, jak by data vypadala v různých tabulkách za použití rozdílných kontingencí.

PowerPoint

PowerPoint se také řídí heslem “méně je někdy více” s omezeným počtem doplňkových tlačítek a barev a vytváří spíše dojem čistého plátna pro další designování slidů. Obsahuje nová témata a vzory, ze kterých je možno vybírat, stejně tak jako barevné kombinace konkrétních témat. Stejně jako u Wordu, i zde vám průvodce zarovnáním může pomoci formátovat tvary, textová pole, a další grafiku textu za účelem profesionálnějšího výsledku.

Titulek: Průvodce zarovnáním funguje stejným způsobem v PowerPointu, tak jako ve Wordu.

Nově náhled prezentujícího v PowerPointu obsahuje navigační mřížku, která pomáhá organizovat slidy během prezentace. Také obsahuje novou funkci umožňující zoomovat v rámci slidu kliknutím na danou oblast.

Outlook

Ze všech programů je změna vzhledu Outlooku tou nejradikálnější. Ale všechny změny vedou k lepšímu: Přehlednější rozhraní usnadňuje hledání důležitých informací v emailové schránce nebo v kalendáři. Outlook nyní funguje a zároveň vzhledově připomíná web mailový program – např. umožněním odpovědět na email přímo z hlavního okna. V předchozích verzích za účelem odpovědět vyskakovalo samostatné okno. Nyní je možné nastavit si i toto vyskakovací okno, pokud si to tak přejete, ale obecně vzato tato nová změna zefektivnila práci v rámci Outlooku. Funkce Social Connector vám dovolí integrovat vaše účty LinkedIn a Facebook do vaší schránky, kde je dále možné sledovat aktuální změny vašich kontaktů. Také je možné synchronizovat váš Facebook, email, přímé zprávy z Twitteru a požadavky v rámci LinkedIn a to s výstupem do jediné schránky. V případě, že jste zodpovědní za činnost sociálních médií v rámci vaší organizace, potom vám tato funkce může ušetřit značné množství času.

Dále je k dispozici nová funkce nazvaná „Peeks,“ která vám umožní rychle nahlédnout do svého rozvrhu nebo do seznamu schůzek i během psaní emailu, bez nutnosti přepínat mezi okny.

OneNote

Stejně jako ostatní programy v rámci Office i OneNote je vytvořen k synchronizaci napříč mnoha přístroji. Záznamy vytvořené v OneNote jsou přístupné v tabletech a osobních počítačích s Windows 7 neob 8, telefonech s Windows, a zařízeních s OneNote apps na platformách iOS a Android. Také je možné otevřít poznámky ve vašem prohlížeči pomocí Office Web Apps.

One Note je doplněn o prvky přívětivé k dotykovému ovládání - schopnost kreslit a posunovat v rámci aplikace. Také je možné vkládat obrázky, videa a dokumenty do poznámek. Stejně jako u ostatních programů ze sady Office, lze synchronizovat OneNote s účtem SkyDrive.

Office tak přináší mnoho nových užitečných funkcí pro neziskové organizace, charity a veřejné knihovny, ale změny zároveň nejsou tak dramatické, že by kladly nárok na přeškolení vašich zaměstnanců. Jedno nebo dvě sezení místo svačiny - k vysvětlení nejnovějších funkcí - by mělo plně dostačovat k plnohodnotnému užívání Office.

TechSoup v číslech - jak už jsme pomohli?

3 923

registrovaných neziskovek

379 943 169 Kč

hodnota darovaného IT

43 081

darovaných licencí a hardwaru