Poslední verze sady Microsoft Office zahrnuje řadu vylepšených či nových funkcí pro ještě snadnější spolupráci, sdílení a datovou analýzu. Popis těch nejdůležitějších naleznete v následujícím článku.
Pracujte rychleji s funkcí „Tell Me“
Box „Tell Me“, který je dostupný ve většině aplikací, Vám pomůže s vykonáním úkolů, i když přesně nevíte, jak je provést. Zadejte, co byste si přáli udělat, a Office Vám ukáže seznam příkazů, které můžete použít k dokončení úkolu. Můžete vybrat slovo či objekt přímo v dokumentu a zobrazí se odpovídající příkazy – např. pokud vyberete obrázek, zobrazí se příkazy vztahující se k obrázkům a práci s nimi.
Získejte potřebné informace s funkcí Insights
Inteligentní vyhledávání Vám v aplikacích Word, Outlook, Excel a PowerPoint pomůže nalézt dodatečné kontextové informace vztahující se k údajům uvedeným v dokumentech. Klikněte na slovo či sousloví a vyberte funkci Smart Lookup. Vyhledávač Bing využije Vaše zadání a vyhledá na webu definice, obrázky, články na Wikipedii a další informace relevantní k vybranému slovu. Výsledky vyhledávání se objeví přímo v aplikacích Office, nikoliv ve webovém prohlížeči. K funkci Insights můžete přistupovat také pomocí karty Revize či boxu Tell Me.
Spolupracujte a uklízejte v Outlooku
V aplikaci Outlook byla přidána řada nových funkcí pro snadnější a efektivnější spolupráci a pro snadnější vypořádání se se záplavou e-mailů:
- Rychlá integrace s dalšími aplikacemi Office: Pokud potřebujete přiložit dokument k e-mailové zprávě, Outlook Vám ukáže seznam dokumentů, na nichž jste nedávno pracovali. Již žádné bezradné hledání napříč složkami pro potřebný dokument či tabulku. Pokud byl dokument zpracováván v aplikaci OneDrive, OneDrive pro firmy nebo na SharePoint, ikona souboru bude obsahovat malý obláček.
- Spolupráce v rámci pracovních skupin: Pokud používáte Outlook společně s Exchange Serverem, můžete vytvořit pracovní skupiny, které mohou mít značný význam pro usnadnění distribuce zpráv. Členové skupiny mohou sdílet konverzace, kalendáře i složky. Při posílání zpráv si poté můžete vybrat, zda pošlete zprávu do osobní či skupinové schránky.
- Čištění: Vaše schránka se může snadno stát změtí zpráv, ve které je stále těžší a těžší se orientovat. A právě pro takovou situaci má řešení Outlook používaný společně s Exchange Serverem – složku Nepotřebné. Zprávy s nízkou prioritou jsou automaticky přesunuty do této složky. Můžete také dále definovat, které zprávy by měly být přesunuty do této složky. Navíc, tato funkce vidí, které zprávy jste v minulosti ignorovali a dle toho přesune i nové, podobné zprávy mimo Vaši hlavní schránku. Těmto zprávám se můžete věnovat později.
Nové funkce pro analýzu a predikci dat v Excelu
Excel 2016 je opět o něco silnější. Nové funkce zahrnují:
- Vložení dat téměř odkudkoliv: Dříve doplňkový Power Query je nyní stálou součástí Excelu. Power Query umí do Excelu vložit data z různých zdrojů, včetně webových stránek, SQL, Azure, Access či dalších databází.
- Větší výběr a další možnosti grafů: Excel má šest nových typů grafů.
- Krabicové grafy, které jsou v současnosti nejpoužívanějšími grafy ve statistické analýze
- Histogramy ukazující četnost dat ve sloupcích
- Paretovy diagramy zvýrazňující největší faktory v celé sadě dat
- Stromy – grafy srovnávající poměry uvnitř určité hierarchie
- Vodopádové grafy ukazující, jak se mění celková hodnota po odebrání či přidání určitých hodnot.
- Předpovídání budoucnosti: Nové funkce predikce umožňují předpovídat budoucí hodnoty z historických dat. Čím kvalitnější data, tím lepší předpověď.
Psaní v reálném čase ve Wordu
Pokud na stejném dokumentu, který je uložen v úložišti OneDrive pro firmy, pracuje několik kolegů zároveň, tato funkce jim umožňuje spolupracovat, upravovat a aktualizovat dokument současně. Každý může vidět, co všichni ostatní dělají. Změny jsou viditelné ve stejný okamžik, kdy jsou prováděny. Vidíte dokonce, kde se zrovna nacházejí kurzory. Tato funkce by měla být v budoucnu přidána také do ostatních aplikací sady Office.
Snadné sdílení
Word, Excel a PowerPoint nyní obsahují tlačítko Sdílet v pravém horním rohu. Po kliknutí můžete uložit své soubory v on-line úložištích jako např. OneDrive. V panelu v pravé části okna poté můžete vložit e-mailové adresy osob, se kterými chcete dokument sdílet a určit, zda tyto osoby mohou dokument pouze prohlížet či rovněž upravovat.
Nový vzhled
Office 2016 má jiný vzhled než předchozí Office 2013. Ve verzi 2013 byly přednastavené pozadí a panel karet bílé, případně jste měli možnost nastavit světle či tmavě šedou barvu. V Office 2013 má toto pozadí vždy barvu aplikace – Word je modrý, Excel zelený a PowerPoint oranžový. Samozřejmě, pokud upřednostňujete bílou či šedou barvu, můžete vzhled opět přenastavit. Tmavě šedý vzhled je určen především pro osoby se zrakovými problémy.
Co všechno zahrnuje sada Office 2016?
Office 2016 Standard a Professional Plus zahrnují prakticky stejné aplikace jako verze 2013. Aplikace Lync ze sady Professional Plus se nyní jmenuje Skype for Business. Žádný z balíků již neobsahuje aplikace OneDrive Pro, nicméně oba jsou integrovány s úložišti OneDrive, OneDrive for Business a SharePoint.
Průvodce pro rychlý začátek v Office 2016 a on-line trénink
Microsoft zveřejnil průvodce ve formátu PDF, který Vám pomůže začít pracovat s novými aplikacemi Word, Excel, PowerPoint, Outlook a OneNote. Využijte také on-line kurzy, které se kromě zmíněných aplikací věnují také programům Skype for Business a OneDrive.
Také TechSoup se nadále bude věnovat funkcím nové sady Office 2016. Pro více informací sledujte naše stránky www.techsoup.cz.
A jak získáte Office 2016?
Office 2016 Standard i Professional Plus jsou dostupné skrze program TechSoup Česká republika. Stačí zažádat srze Katalog produktů. Pokud máte Office mladší než dva roky, můžete využít možnosti bezplatné aktualizace produktu na verzi 2016 v rámci služby Software Assurance.
Obrázky: Microsoft
