Na začátku bylo na jedné straně Sdružení VIA a padesát smluv, na druhé straně neziskové organizace, jež čekaly prostředky z grantu, které jim měly umožnit pořádat letošní IT akce pro děti a mládež v rámci programu Meet and Code. Jak smlouvy ke grantistům co nejlépe, nejrychleji a nejbezpečněji dostat? Letos se Sdružení VIA rozhodlo nespoléhat se na rozesílání smluv poštou, ale pro využití technologického pomocníka – aplikace DocuSign. Na zkušenosti s DocuSignem jsme se rozhodli zeptat administrátorky Andrey Papouškové ze Sdružení VIA i grantistů, kteří smlouvy podepisovali.
DocuSign je webová aplikace, která umožňuje spravování, nahrávání, rozesílání a elektronické podepisování smluv. Používají ji obchodníci pro své zákazníky nebo subdodavatele, HR oddělení pro přijímané zaměstnance a neziskovky třeba pro grantové smlouvy. DocuSign by měl výrazně zefektivnit práci, ušetřit peníze nebo zajistit rychlejší čerpání grantových prostředků.
Čísla z letošního Meet and Code:
50 smluv se posílalo pomocí DocuSignu 50 % času ušetřeno
4–5 hodin trvalo nejrychlejší smlouvě, než se vrátila podepsaná
1–2 dny trvalo průměrně vyřízení jedné smlouvy 14 dní by trvalo v průměru vyřízení papírové smlouvy
I když Andrea i neziskové organizace, které získaly grant, použily DocuSign v mnoha případech úplně poprvé, téměř nikdo neměl s jeho obsluhováním problémy. „Z 50 smluv nám přes DocuSign přišlo zpět podepsaných 47, což považuji za hodně velký úspěch,“ vypráví Andrea. Za pravdu jí dává i Hana Kalusová z Mensa ČR: „Použití bylo překvapivě velmi uživatelsky přívětivé a natolik intuitivní, že přiložený návod byl skoro nadbytečný.“
Podepisování myší
A jak vše funguje? Nejdříve odesílatel ve Wordu nebo jiném editoru přichystá smlouvy se všemi podstatnými údaji a potom dokument jednoduše nahraje do aplikace DocuSign. Zde dále nastaví počet příjemců. „Dále můžu určit pořadí podpisu: buď může být libovolné, nebo smlouva může být nejdřív podepsána z naší strany, případně naopak,“ vysvětluje Andrea. Následně se uživatel dostává se do prostředí, kde si může vybrat políčka k vyplnění. Zde přidá kolonku pro text, podpis nebo datum. Po pravé straně vidí miniaturu smlouvy, která připomíná klasický papírový dokument, včetně lepítek, jež mu ukazují, kam přijde podpis. „Co se týká podpisu, je možné využít vzor daný přímo aplikací DocuSign nebo k podepsání použít myš. Člověk nepotřebuje žádné další speciální pomůcky,“ doplňuje Andrea.
Oceňuje také možnost zadat automatické zasílání připomenutí podpisu, díky kterému administrátor nemusí obvolávat ty, kteří ještě smlouvu nedodali. Upozornění je možné navolit tak, aby se rozesílalo například jednou za dva dny, jednou za tři dny, jednou za týden a tak dále. „Po podepsání je možné stáhnout certifikát o podpisu, kde jsou uvedeny IP adresy osob, které smlouvu podepsaly, a zároveň je zde uvedený přesný čas, kdy podpis proběhl,“ dodává Andrea.
7 důvodů pro používání DocuSignu:
- Jednoduché a intuitivní ovládání
- Šetří čas a peníze: Za fronty na poštách, tisk, tonery, kupování obálek
- Šetrný k životnímu prostředí
- Bezpečný – obsahuje speciální certifikát o podpisu
- Umožňuje efektivnější fungování organizace
- Snižuje chybovost při podpisu smluv
- Umožní zastihnout aktéry, kteří jsou v různých městech
Jak to vidí neziskovky: Rychlost i šetrnost
Jak vnímaly používání DocuSignu samotné neziskovky? „Výhody elektronických dokumentů oproti klasickým papírovým jsou nesporné. Vše je mnohem rychlejší a podepsaný soubor (pokud jej máte uložený například v cloudu), se na rozdíl od papíru jen tak neztratí. V neposlední řadě bychom neměli zapomínat i na životní prostředí (elektronickou výměnou se snižují nároky na dopravu, tisk a papír),“ okomentoval elektronické podepisování Jiří Formánek z organizace eDelta. Podobně to vidí i Tomáš Zedníček z Nadačního fondu micro:la: „DocuSign jsem uvítal, podpis smlouvy je rychlejší a šetříme papír.“ Například Centrum Ententyky si pochvaluje, že nemuselo na Czech Point nebo na poštu.
Kromě toho neziskové organizace oceňuji i snadné ovládání aplikace: „Použití bylo jednoduché a přehledné. Mohla jsem se rychle zorientovat v tom, co je třeba vyplnit a jak,“ říká Jana Večerková z Data4You z.s.
Množství ušetřené času pro člověka, který tímto způsobem rozesílá větší množství smluv, je skutečně obrovské. „Odhaduji, že díky elektronickému podpisu jsem ušetřila minimálně 50 % času. A tento uspořený čas jsem pak mohla využít na jiné věci,“ uvedla Andrea Papoušková. Podepsání jedné smlouvy se tímto zkrátilo na několik hodin, zatímco odesílání a návrat smluv poštou může trvat i čtrnáct dní.
Jak zastihnout statutára?
„U grantových smluv se často se stávalo, že byl nutný podpis statutára, který sídlil například v jiném městě než organizátor. Díky DocuSignu za ním nebylo potřeba jezdit a shánět ho, všechny podklady dostal přímo do e-mailové schránky,“ vysvětluje Andrea. Dalším bonusem je podle ní odbourání chybovosti. „Když člověk vyřizuje smlouvy rychle a ve spěchu, může udělat chybu, třeba se podepsat na špatné místo. DocuSign ho ale nepustí – místo pro podpis je zde přímo určené.“
Efektivita nerovná se stres
„V současném světě zaměřeném na výkon znamená často zvýšení produktivity a efektivity bohužel více stresu. S DocuSignem je to překvapivě úplně jinak: má velmi pozitivní vliv na produktivitu a zároveň díky němu odpadá spousta stresu a starostí, způsobených například tím, že smlouva nedoputovala včas, kam měla,“ uzavírá Andrea Papoušková. Své o tom ví i Klub Slunečnice, který si díky zkušenosti s DocuSignem při podpisu grantových smluv Meet and Code rozhodl pořídit předplatné této aplikace. DocuSign plánuje používat pro podpis a evidenci smluv a dohod se svými lektory a doufá, že mu pomůže zjednodušit administraci spojenou se smlouvami.
Chcete vyzkoušet DocuSign i vy a ušetřit tím čas a peníze své organizaci? Díky TechSoupu jej získáte za bezkonkurenční cenu. 
