Firmy v Česku i po celém světě zavádějí kvůli novému onemocnění COVID-19 řadu opatření. Ruší se akce nad 100 lidí či zahraniční cesty a společnosti často nechávají své zaměstnance pracovat z domu. Možná i ve vaší neziskové organizaci zvažujete nad tím, že necháte celý nebo část týmu na home office. Přinášíme vám technologická řešení (nejen) z našeho katalogu, které vám umožní vzdáleně spolupracovat snadněji, bezpečněji a efektivněji. Většina z nich se jednoduše instaluje a je zdarma.
Ne každá nezisková organizace může poskytnout možnost práce z domova. Sem spadají třeba muzea, útulky nebo poskytovatelé zdravotní péče. Doufáme ale, že pokud zvládne vaše organizace vykonávat část své práce vzdáleně, budou tyto informace pro vás užitečné.
Komunikace
Pokud používáte Office 356 nebo G Suite, již teď disponujete dobým vybavením pro práci na dálku. Obě tyto služby v sobě mají zabudované užitečné nástroje, které je někdy jen potřeba aktivovat.
V rámci Office 365 lze využívat komunikační službu Teams. Ta je zahrnuta ve všech Office 365 licencích ve verzích Business a Enterprise. Pomocí Teams můžete:
• Spolupracovat na dokumentech;
• sdílet složky;
• chatovat se členy týmu nebo nejrůznějšími skupinami;
• pořádat videohovory;
• vytvořit kanál pro specifické pracovní skupiny: v něm je možné ukládat dokumenty, chatovat anebo sdílet poznámky.
Pokud se chcete dozvědět o Teams více, podívejte se na následující dva zdroje (v angličtině):
• Používání pokročilých funkcí v Microsoft Teams
Microsoft rovněž vytvořil specializovaný blogpost věnovaný používání Teams v kontextu současných karanténních opatření (v angličtině).
Pokud již používáte G Suite Basic, můžete nyní nově až do 1. července využít Google Hangouts Premium. Google tuto aplikaci zpřístupnil právě kvůli situaci ohledně nového koronaviru. Díky prémiovým Hangouts lze zdarma například pořádat virtuální meetingy až pro 250 lidí nebo livestreamovat akce až pro 10 000 diváků.
Další komunikační nástroje, které nainstalujete snadno a rychle
Zoom je vynikající platforma pro audio a videokonference, která umožňuje pořádání jednoduchých online meetingů a skupinový chat. Zoom funguje velmi spolehlivě, nevypadává a ani nezkresluje zvuk či video, lze jej používat jak na laptopech, tak na stolních počítačích nebo mobilech. Zde si můžete přečíst, jak je Zoom schopný vylepšit vaši spolupráci v rámci neziskové organizace (v angličtině). Základní verze je zdarma (pro více informací jděte na web zoom.us, prémiové verze můžete získat zvýhodněně přes náš program).
Workplace od Facebooku je dalším užitečným nástrojem pro neziskovky. Představte si jej jako takový malý interní Facebook pro vaše zaměstnance a dobrovolníky. Od běžného uživatelského účtu je však oddělený, což ovšem může být také jeho nevýhoda. Je možné zde komunikovat, sdílet práci a rozhodovat se v bezpečném a soukromém prostředí. Zde přečtěte si (v angličtině), jak využívat Workplace během karantény.
Slack je velmi populární nástroj, který umožňuje komunikaci týmů i jednotlivců. Lze jej využívat jak na skupinový chat, tak na soukromé zprávy, nebo si v rámci něj vytvořit kanály, které se věnují určitým tématům. Dovoluje také posílání dokumentů a hovory, kromě toho se v něm ukrývá řada zábavných funkcionalit, například nahrávání vlastních emojis.
TeamViewer je dalším nástrojem pro organizace, jejichž zaměstnanci působí na různých místech. Díky němu je možné se vzdáleně připojit k počítačům a spravovat je, což je užitečné zejména pro IT techniky. Nabízí ale i možnost videokonferencí nebo online spolupráce.
Spolupráce na dokumentech
Pro vzdálenou spolupráci je klíčové pohodlně sdílet dokumenty a upravovat je v reálném čase – to bývá rozhodující třeba v případě, že podáváte důležitou žádost o grant. I zde platí, že pokud máte Office 365 nebo G-Suite, je napůl vyhráno – spousta funkcionalit pro spolupráci je v nich zabudovaných a stačí je jen aktivovat a začít používat.
Office 365 má spoustu funkcí pro ukládání a sdílení dokumentů. Například OneDrive je v podstatě online úložiště pro nejrůznější složky. Díky němu snadno zajistíte, že všichni mají přístup k důležitým dokumentům. Tento kurz (v angličtině) vám ukáže, jak s OneDrive pracovat.
Pro spolupráci na dokumentech je vhodný i Microsoft Teams, který už jsme zmiňovali výše, případně použijte Microsoft SharePoint. Ten je sice trochu složitější na nastavení, ale můžete díky němu pohodlně a přehledně sdílet složky se svými dokumenty.
V rámci těchto služeb oceníte zejména Google Drive Basic, což je business verze klasického Google Drive. Díky ní získáte až 30 GB úložného prostoru na uživatele. U dokumentů navíc lze nastavit, kdo konkrétně soubor upravuje nebo zobrazuje.
Box je dobrý zejména pro malé organizace (které potřebují 10 a méně licencí). Umožňuje ukládání a sdílení dokumentů na cloudu, navíc lze tuto službu relativně jednoduše nastavit. Pokud potřebujete s Boxem pomoct, obraťte přímo na jeho kouče.
***
Pokud nahráváte své dokumenty do různých cloudových služeb, promyslete, kdo všechno k nim bude mít přístup a kdo je bude upravovat – zejména pokud se jedná o citlivé údaje například o dárcích nebo o klientech.
Řešení pro vzdálenou spolupráci je celá řada. Ať už se rozhodnete pro jakékoliv, přejeme vám, ať vše v pořádku a ve zdraví zvládnete. Pokud byste se chtěli o práci na dálku dozvědět více, TechSoup pro vás 12. března pořádá webinář, na kterém se můžete zeptat odborníků a seznámit se s příklady dobré praxe od jiných neziskových organizací. Přihlašujte se zde.
