26.04.2020

Ustlat si a komunikovat. Praktický průvodce vzdálenou spoluprací od Sdružení VIA

MaC blogpost (1).png
Autor: 
Sdružení VIA
Napsáno: 
April 26, 2020

Většina z nás s dlouhotrvajícím home office zkušenosti nemá. Je ale pravděpodobné, že v domácí kanceláři ještě nějakou dobu setrváme, možná, že dokonce nová situace změní pracovní zvyky navždy a my tak budeme z domova pracovat pravidelně i po skončení vládních nařízení. U nás ve Sdružení VIA, které se kromě TechSoupu stará ještě o projekt Um sem um tam nebo se spolupodílí na Darujme.cz, jsme byli na tuto situaci dobře připravení: mimo jiné díky notebookům, které si s sebou bez problémů může každý pracovník odnést domů, nebo našim online úložištím. Do nového nastavení jsme se ale stejně tak jako kdokoliv jiný potřebovali dostat a najít si způsob, jak se v něm cítit co nejpohodlněji. To, abyste dělali svou práci dobře i z domova, vám však nemusí zaručit ani nejlepší software nebo aplikace na světě. Kromě počítače je totiž důležité nastavit si i psychiku. Jak se to podařilo nám?

Pravidelná komunikace a ustlaná postel

Komunikace je základ, ať už je to s rodinou, přáteli či kolegy. Je to něco, co nás už od prvního dne drželo nad vodou. Udržovalo nás to přítomné a pravidelné videoporady nám pomáhaly nesjet z cesty, což se v domácím prostředí přihodí velice jednoduše. Může se stát, že jeden den plníte úkoly a druhý den nevíte, jestli je středa nebo čtvrtek. Bylo pro nás důležité se navzájem podporovat, neopomenutelným faktorem, který nám s navyknutím si na nový režim pomohl, bylo prostředí našich domovů, jež jsme si pro efektivní práci museli trošku přizpůsobit. Důležité pro nás všechny bylo především oddělení práce a volna. Ať už se jednalo o bariéry, které nám poskytly prostory našich bytů, či jen pouhé odklizení pracovních papírů a notebooků z dohledu. Všichni jsme se shodli na tom, že mít uklizeno pracovní morálce velmi pomohlo a že práce z postele není to, co si pod pojmem home office představit.

Zoom používejte i neformálně

O Zoomu jste od nás jistě již slyšeli, protože si jej nemůžeme vynachválit. Tento pomocník nám zajišťoval kvalitu našich videoporad od prvního dne. Tato aplikace na videokonference nám se osvědčila perfektně. „U Zoomu mi vyhovuje hlavně to, že reálnou lidskou interakci nahrazuje kvalitně. Díky tomu mě udržuje pozorného. Demo verzi používáme i s přáteli,“ říká Silvestr, který dělá technickou podporu na TechSoupu.  

Chcete se o Zoomu dozvědět více? Podívejte se na záznam našeho webináře Zoom bezpečně (nejen) pro začátečníky. 

Slack je jako FB Messenger pro práci

Když jsme přemýšleli o tom, jakou aplikaci máme ve Sdružení nejraději ze všech, Slack by rozhodně mohl přicházet v úvahu. Slack je komunikační aplikace, ve které si můžete se svými kolegy chatovat a mít tak v reálném čase přehled o všem, co se děje.

„U Slacku vidím výhody především v jednoduchosti a notifikacích, je to úplně jiná zkušenost než s emailem. U Slacku není vysoká bariéra. Díky tomu, že je jednoduchý, se člověk interakce v něm nebojí, jako například u notifikace na email. Tam už dopředu vidíme tu složitost, která bude její vyřizování provázet. Zpráva na Slacku se dá snadno ‚odpinknout‘ , skoro jako zpráva na Facebooku,“ uvedl Silvestr.

Naše kolegyně Andrea, která ve Sdružení spolupracuje na chodu TechSoupu a stará se o projekty, na Slack nedá dopustit. „Líbí se mi, jak si ve Slacku můžete jednotlivé zprávy komentovat, je to přehledné a důležitá sdělení nebo rozhodnutí díky tomu nezapadnou v moři jiných nesouvisejících zpráv. Také mi vyhovuje rozdělení vláken, která sdružují například lidi ze stejného projektu nebo kanceláře,“ říká Andrea. Ve Slacku se mimo jiné také dobře hledají sdílené dokumenty. To zaručuje  přehlednost v historii sdílení. 

Kdybychom porovnali Slack se Skypem, jeví se Slack jako intuitivnější a přehlednější platforma. Funkce komentování jednotlivých zpráv například ve Skypu není. Skype vám umožňuje na konkrétní zprávu odpovědět pouze jejím citováním a vytvořením zprávy nové. Ta se ale v komunikaci rychle ztratí, stejně jako ostatní zprávy. „Ve Slacku se dá diskutovat o více tématech najednou a pořád je to velmi přehledné. To je podle mě nenahraditelné,“ říká Andrea.

V tomhle boxu můžete vidět seshora funkce, které vám Slack umožní pro přehlednost využívat. Oranžově označené jsou Files, tedy zmiňované hledání souborů. Dole je zase rozdělení chatovacích místností na naše kanceláře a projekty. 

                                                                                                                  V tomhle boxu můžete vidět ze zhora funkce, které vám Slack umožní pro přehlednost využívat. Oranžově označené jsou Files, tedy zmiňované hledání souborů. Dole je zase rozdělení chatovacích místností na naše kanceláře a projekty.

Tady už si můžete konkretizovat vyhledávací příkazy pro hledání souborů, po tom, co kliknete na "Files". Dají se hledat podle data, uživatele, který je sdílel, typu souboru, nebo vlákna, ve kterém byl soubor sdílen. Tohle je jen zlomek z užitečných funkcí, které Slack nabízí.

                                                                                                                 

Sharing is caring

V rámci naší práce na dálku nemůžeme zapomenout ani na SharePoint. Máme tam naše primární úložiště, které je strukturované podle projektů, další data máme i na Googlu jako na sekundárním úložišti.

Velkou výhodou Sharepointu na cloudu je, že všechno, co tam máte, je přístupné odkudkoliv, kde je internet. Dají se tak třeba i mnohem lépe a rychleji řešit různé krizové momenty. Kdykoliv tam můžete odkudkoliv vstoupit a začít věci řešit okamžitě. SharePoint zkrátka není vázán na místo, což je největší výhoda cloudu obecně.

„Spolupráce na SharePointu je obrovskou výhodou, jednu tabulku mohou mít například otevřenou dva lidé a současně na ní v jednu chvíli pracovat a zárověň mít jistotu, že o svou práci nepřijdou. Úpravy se neztratí například mezi synchronizacemi nebo posíláním verzí emailem jako dřív. Tohle například my k práci prakticky potřebujeme,“ říká Silvestr.

Další neodmyslitelnou výhodou je zabezpečení. Na serveru si za zabezpečení zodpovídá každá firma sama, u cloudu za něj odpovídá provozovatel cloudu, třeba Microsoft. Oproti Slacku už ale není SharePoint tak intuitivní. S konfigurací a nastavením je potřeba se předem seznámit. S tím ale dokáže TechSoup rozhodně vypomoci.

Sharepoint je součástí balíčku Microsoft 365, stejně jako například aplikace OneNote, kterou také hojně využíváme. Jedná se o poznámkový blok, velmi snadno se edituje a je uživatelsky nenáročný. Stránky na sebe mohou odkazovat, takže je to například ideální nástroj na různé manuály nebo interní postupy. Různé stránky se mohou libovolně zamknout a uchovávat například hesla.

Hackathon bude online

Také na našich akcí se dotklo omezení volného pohybu osob. Náš AI for Accessibility HACKATHON, v rámci kterého se mělo pracovat na projektech, jež pomůžou lidem se zdravotním omezením, jsme nejdříve posunuli na jiný termín a později jsme jej kompletně převedli do online prostředí. Díky tomu se jej tak mohou účastnit i týmy ze zahraničí, které do té doby neměly jistotu, zda vůbec budou moct přijet. Pořádání podobně velké, mezinárodní akce čistě jen pro internetu je pro nás vzrušující novinkou, díky které můžeme obohatit původně jednodenní akci o celou řadu dalších aktivit. Naplánovali jsme pro účastníky například celou řadu vzdělávacích webinářů, jejichž tematický rozměr sahá od technických okruhů týkajících se umělé inteligence, až po businessová a marketingová školení. Týmy si zároveň budou moct flexibilně určovat, kdy budou na projektu pracovat se svými konzultanty. 

Hackathon organizujeme v prostředí Microsoft Teams, kde se účastníci hlásí na webináře (a ty zde také probíhají), komunikují spolu nebo mohou sdílet soubory. Microsoft Teams v sobě slučuje několik funkcí výše popsaných programů: je možné zde provádět videohovory nebo dělat webináře, podobně jako u Zoomu, nabízí možnost chatu, srovnatelně jako Slack, vynikající je možnost automatizace některých úkonů (třeba odesílání e-mailů) a především propojení na soubory na Sharepointu. 

Teams najdete rovněž v nabídce Microsoft 365, pokud byste chtěli vědět, jak se s nimi pracuje a také se seznámit s užitečnými tipy a triky, podívejte se na náš webinář o Microsoft Teams pro začátečníky a na něj navazující webinář, který představuje pokročilejší funkce.

Pokud vás zajímá cokoliv o jmenovaných programech, co tu nezaznělo, neváhejte se nás zeptat, moc rádi vám na všechno odpovíme či s čímkoliv pomůžeme. 

TechSoup v číslech - jak už jsme pomohli?

4 872

registrovaných neziskovek

472 miliónů Kč

hodnota zprostředkovaných produktů

53 938

zprostředkovaných licencí a hardwaru